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No es un trabajo cualquiera, tenlo claro. Ser secretario o secretaria requiere de una formación competente y reglada que te capacite para cumplir con todas las funciones de forma correcta y eficaz. ¿Quieres conocer todas las opciones de formación disponibles para esta profesión? ¡Adelante! ¡Sigue leyendo!
Una secretaria es la encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad, de personas de cierto poder. Es decir, de un superior jerárquico. El cargo que ocupa este profesional suele conocerse como auxiliar administrativo, asistente de dirección o administrativo.
Estos profesionales, por lo tanto, realizan ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización, ya sea pública o privada. Se trata de un empleado que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior claro. Entre sus muchas funciones, responde el teléfono, recibe y redacta la correspondencia, archiva documentos, coordina pagos...¡y muchas más!
¡Vamos a conocer la formación como secretaria!
Como decimos, el secretario o la secretaria es aquella persona encargada de realizar todas las tareas administrativas en la oficina. Colaboran y dan soporte a su jefe para conseguir un buen trabajo y cumplir con su rol dentro de la organización, sin retrasos ni distracciones. En pocas palabras, se convierten en la mano derecha del director ejecutivo para el que trabajan. Sus funciones pueden simplificarse en los siguientes campos de actuación:
Un caso especial: si el profesional trabaja en una empresa pequeña, la mayor función serían las tareas básicas en la oficina.
¿Quieres ser la secretaria más eficiente y eficaz? Entonces, debes saber que la formación es tu mayor fuerte.
Es vital que, como profesional de la administración, tengas amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto, necesitas manejar a la perfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.
¡Sí, hemos hablado con un profesional del sector! Y tenemos todos los secretos mejor guardados de una secretaria.
En Euroinnova Formación bien sabemos que la labor que hacen estos profesionales detrás de un escritorio es muy importante para el éxito de una organización. Por ello, una correcta formación en este ámbito es necesaria para cumplir sus funciones de forma eficiente. A esto, le añadimos unos trucos que te ayudarán en el día a día y el triunfo está asegurado:
El horario de tu jefe, el tuyo o el de los otros miembros de la organización. Sea cual sea, familiarízate con él lo máximo posible para ahorrar minutos a la hora de pactar citas.
Ten un planificador, un calendario y una lista de cosas por hacer y actualízalos regularmente. Eso sí, si utilizas herramientas virtuales todo será mucho más fácil y podrás sincronizarlo todo.
No es una chorrada, está totalmente estudiado. Un sistema de etiquetas con colores te ayuda a identificar los materiales en un vistazo.
Practica tu saludo y otra información importante o común que tengas que decir por teléfono. Ten en frente de ti una lista de las extensiones telefónicas de la oficina y memorízalas para que puedas transferir rápidamente las llamadas.
¿Has tomado nota de todo? ¡Ya estás preparado para cumplir tu sueño y trabajar como secretaria! Formándote primero, claro. Puedes visitar nuestro curso de secretaria recepcionista.
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